Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Denisa Niklová
IČO: 17789249
Sídlo: Sukova 11, 408 01 Rumburk
E-mail: denisa@nittro.cz
Web: nittro.cz

(dále jen "Správce")

2. Jaké osobní údaje zpracovávám

2.1. V souvislosti s poskytováním služeb Nittro mohu zpracovávat zejména:

• identifikační údaje, zejména jméno a příjmení,
• kontaktní údaje, zejména e-mailovou adresu,
• údaje související s objednávkou a rezervací, zejména zvolenou službu, termín a informace uvedené klientkou v rezervačním formuláři,
• údaje potřebné pro platbu, fakturaci a splnění účetních či daňových povinností,
• doručovací adresu, pouze pokud je potřebná pro zaslání fyzického výstupu nebo materiálu souvisejícího s objednanou službou,
• nezbytné pracovní poznámky související s průběhem spolupráce,
• obsah komunikace v rozsahu potřebném pro poskytování služby nebo řešení požadavku klientky.

2.2. Telefonní číslo není standardně vyžadováno.

2.3. V rámci vstupního dotazníku před nultým setkáním může klientka dobrovolně uvést také údaje týkající se jejího zdravotního stavu, psychologické nebo psychiatrické péče, užívané medikace nebo jiné informace citlivé povahy, pokud jsou relevantní pro posouzení vhodnosti a bezpečnosti případné spolupráce. Tyto údaje nejsou využívány pro marketingové účely. 

3. Údaje a materiály dobrovolně sdílené klientkou

3.1. V průběhu spolupráce může klientka dobrovolně sdílet další informace, které považuje za důležité pro téma, jemuž se věnuje. Může se rovněž rozhodnout sdílet vlastní pracovní listy, kresby, písemné reflexe nebo jiné materiály.

3.2. Tyto materiály nejsou automaticky vyžadovány ani uchovávány. Pokud je klientka Správci dobrovolně předá, jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro danou spolupráci.

3.3. Vzhledem k povaze služeb může klientka v průběhu spolupráce sdělit také informace osobní nebo citlivé povahy. Správce usiluje o minimalizaci jejich zaznamenávání a v pracovních poznámkách zachycuje pouze informace potřebné pro návaznost a průběh spolupráce.

4. Účely zpracování osobních údajů

4.1. Osobní údaje zpracovávám zejména za účelem:

• vyřízení rezervace nebo objednávky,
• uzavření a plnění smlouvy,
• poskytování objednaných služeb,
• komunikace s klientkou,
• zajištění návaznosti jednotlivých setkání,
• zpracování plateb a vedení účetních a daňových dokladů,
• případného doručení fyzických materiálů,
• vyřízení reklamací, storna a dalších požadavků,
• ochrany a uplatňování právních nároků,
• plnění povinností stanovených právními předpisy.
• zasílání newsletteru a dalších marketingových sdělení, pokud k tomu příjemkyně udělila samostatný souhlas. 

4.2. Údaje získané prostřednictvím vstupního dotazníku jsou zpracovávány za účelem přípravy na nulté setkání, posouzení vhodnosti a bezpečnosti nabízené služby pro konkrétní klientku a případně pro bezpečné vedení navazující spolupráce. 

5. Právní základ zpracování

5.1. Osobní údaje zpracovávám pouze tehdy, pokud pro jejich zpracování existuje odpovídající právní základ.

5.2. Údaje potřebné pro rezervaci, objednávku, komunikaci související se službou a její poskytnutí jsou zpracovávány zejména proto, že jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy.

5.3. Údaje obsažené v účetních a daňových dokladech jsou zpracovávány za účelem splnění zákonných povinností.

5.4. Některé údaje mohou být po nezbytnou dobu zpracovávány na základě oprávněného zájmu, zejména za účelem ochrany právních nároků, zabezpečení služeb a řešení případných sporů.

5.5. Pokud určité zpracování vyžaduje souhlas klientky, bude o něj požádána samostatně. Udělený souhlas může klientka za podmínek stanovených právními předpisy odvolat.

5.6. Zpracování údajů o zdravotním stavu a dalších údajů zvláštní kategorie uvedených ve vstupním dotazníku je založeno na výslovném souhlasu klientky. Klientka je před odesláním dotazníku informována o účelu tohoto zpracování a může svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

5.7. Osobní údaje používané pro zasílání newsletteru nebo jiných marketingových sdělení jsou zpracovávány na základě samostatného souhlasu příjemkyně. Tento souhlas lze kdykoli odvolat, zejména prostřednictvím odhlašovacího odkazu v e-mailu.

6. Doba uchování osobních údajů

6.1. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který jsou zpracovávány.

6.2. Pracovní poznámky z individuální spolupráce jsou uchovávány po dobu trvání spolupráce a nejdéle 3 roky od posledního setkání s klientkou, pokud dříve nepomine účel jejich uchování. Po uplynutí této doby jsou papírové poznámky bezpečně zlikvidovány a případné elektronické záznamy vymazány, není-li pro jejich další uchování dán jiný právní důvod.

6.3. Údaje související s objednávkami, smluvním vztahem, reklamacemi a případnými právními nároky mohou být uchovávány po dobu nezbytnou k ochraně práv a doložení průběhu smluvního vztahu.

6.4. Účetní a daňové doklady jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

6.5. Doručovací údaje, které nejsou potřebné z jiného právního důvodu, nejsou uchovávány déle, než je potřebné pro doručení příslušného výstupu a vyřešení případných souvisejících požadavků.

6.6. Pokud klientka dobrovolně poskytne vlastní materiály, které není nutné dále uchovávat, budou po skončení účelu jejich zpracování vymazány nebo bezpečně zlikvidovány.

6.7. Odpovědi ze vstupního dotazníku jsou uchovávány pouze po dobu potřebnou pro posouzení vhodnosti a bezpečnosti spolupráce. Pokud na nulté setkání nenaváže další spolupráce, budou odpovědi ze vstupního dotazníku vymazány nejpozději do 30 dnů od nultého setkání. Pokud spolupráce naváže, mohou být nezbytné údaje uchovávány po dobu spolupráce a nejdéle po dobu uvedenou pro pracovní poznámky v bodě 6.2., pokud jejich účel nepomine dříve.

 6.8. Kontaktní údaje používané pro newsletter jsou uchovávány do odvolání souhlasu nebo odhlášení příjemkyně, není-li pro jejich další uchování dán jiný právní důvod.

7. Příjemci osobních údajů a používané služby

7.1. Pro technické a organizační zajištění služeb využívá Správce služby třetích stran. V nezbytném rozsahu tak mohou být osobní údaje zpracovávány prostřednictvím poskytovatelů těchto služeb.

7.2. V současnosti jde zejména o:

Webnode – provoz webových stránek a e-mailových služeb,
Cal.com – rezervační systém a technické zajištění online setkání,
Stripe – zpracování online plateb,
Google – kalendářové a související technické služby,
Brevo – zasílání servisních a automatizovaných e-mailů a, na základě samostatného souhlasu, newsletteru,
Make – automatizace a technické propojení jednotlivých používaných služeb,

Tally – provoz vstupních formulářů a bezpečné ukládání odpovědí z těchto formulářů.7.3. Rozsah údajů předávaných jednotlivým službám závisí na způsobu jejich využití a je omezen na údaje potřebné pro zajištění příslušné služby.

7.4. Správce prostřednictvím platební služby Stripe nezískává úplné údaje o platební kartě klientky.

7.5. Odpovědi ze vstupního dotazníku obsahující údaje citlivé povahy nejsou předávány do nástroje Brevo ani používány pro newsletter nebo jiné marketingové účely. Brevo v souvislosti s klientskou komunikací zpracovává pouze údaje potřebné pro doručení příslušné komunikace, zejména jméno, e-mailovou adresu a informace potřebné k rozlišení příslušné služby.

8. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

8.1. V souvislosti s využíváním některých technických služeb může docházet ke zpracování nebo předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor.

8.2. Pokud k takovému předávání dochází, probíhá za použití příslušných mechanismů ochrany osobních údajů podle GDPR, například na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, příslušného rámce pro předávání osobních údajů nebo standardních smluvních doložek.

9. Zabezpečení osobních údajů

9.1. Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo zveřejněním.

9.2. Papírové pracovní poznámky jsou uchovávány na zabezpečeném místě mimo běžný přístup dalších osob.

9.3. Elektronické účty a služby používané při práci s klientskými údaji jsou chráněny přístupovými údaji a podle dostupných možností dalšími bezpečnostními prvky.

9.4. Přístup k osobním údajům je omezen na rozsah potřebný pro poskytování služeb a plnění souvisejících povinností.

9.5. Obsah vstupních dotazníků není automaticky přeposílán e-mailem ani ukládán do marketingového systému. Přístup k odpovědím je omezen na účet Správce v nástroji používaném pro jejich sběr. 

10. Práva klientky

10.1. V souvislosti se zpracováním osobních údajů má klientka za podmínek stanovených právními předpisy zejména právo:

• získat informace o zpracování svých osobních údajů a požádat o přístup k nim,
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů, jsou-li pro něj splněny zákonné podmínky,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• získat své údaje v přenositelném formátu, jsou-li splněny zákonné podmínky,
• kdykoli odvolat souhlas, pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu; odvoláním není dotčena zákonnost předchozího zpracování,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

11. Uplatnění práv a kontakt

11.1. S dotazy týkajícími se ochrany osobních údajů nebo s žádostí o uplatnění některého ze svých práv se může klientka obrátit na:

Denisa Niklová
E-mail: denisa@nittro.cz
Adresa: Sukova 11, 408 01 Rumburk

11.2. Při vyřizování žádosti může být v nezbytných případech ověřena totožnost žadatelky, aby nedošlo ke zpřístupnění osobních údajů neoprávněné osobě.

12. Závěrečná ustanovení

12.1. Ochrana soukromí a důvěry klientek je důležitou součástí služeb Nittro. Osobním údajům proto Správce věnuje stejnou péči a respekt jako informacím, které mu klientky svěřují během spolupráce.

12.2. Tyto zásady mohou být aktualizovány zejména při změně používaných služeb, způsobu zpracování osobních údajů nebo právních požadavků.

12.3. Tyto zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 27. 8. 2026.